Adjunto PDF · 4 partidas
PIT / PORTAL DE CLIENTES
Tu cliente ya capturó la orden.No la captures otra vez.
Si hoy recibes órdenes de compra por correo, WhatsApp o PDF y alguien tiene que revisar artículo por artículo antes de contestar, ahí hay trabajo que un sistema puede quitarte.
PORTAL / ORDEN RECIBIDA
CLIENTEDistribuidora Norte
ORDENOC-4821
PARTIDAS04
TOTAL$38,640
01CLIENTE / OK
02CLAVES / OK
03EXISTENCIA / 3 DE 4
RECIBIDA 1 EXCEPCIÓN
01 / HOY
Tu bandeja de entrada no debería ser tu sistema de órdenes.
Cuando una OC llega por correo empieza una cadena de copiar, buscar, preguntar y contestar. Todo antes de vender.
EMAIL ≠ WORKFLOW El cliente espera. Tu equipo busca información. La venta se enfría.
02 / COMO DEBERÍA SER
La OC entra. El sistema hace el primer filtro.
El portal concentra la solicitud, consulta tu operación y deja visibles las excepciones. Tu equipo revisa decisiones, no datos repetidos.
Cliente sube la OC
Desde un portal con su cuenta, referencia y archivo o captura estructurada.
Validamos lo básico
Cliente, partidas, claves, cantidades, duplicados y datos obligatorios.
Consultamos existencia
El sistema pregunta a tu ERP o fuente de inventario qué puedes surtir hoy.
Tu equipo responde
Ve lo que está bien, lo que falta y lo que requiere una decisión humana.
03 / MENOS REVISIÓN MANUAL
Que una persona revise lo importante. No lo obvio.
No se trata de aprobar todo a ciegas. Se trata de quitar validaciones mecánicas y dejarle al equipo comercial las decisiones que sí necesitan criterio.
¿Quién está comprando?
Identidad, cuenta, sucursal o referencia comercial según tu operación.
¿Qué está pidiendo?
Claves válidas, cantidades y campos obligatorios antes de entrar al flujo.
¿Qué puedes surtir?
Consulta existencia disponible y separa lo surtible de lo que requiere respuesta.
¿Qué merece atención?
Duplicados, faltantes o condiciones especiales visibles antes de confirmar.
04 / MENOS IDAS Y VUELTAS
De “déjame revisar” a una respuesta con contexto.
El objetivo no es sacar a tu equipo del proceso. Es dejar de hacerlo empezar desde cero.
01 / OC RECIBIDA
El cliente sube su orden desde el portal.
02 / VALIDACIÓN
Partidas y datos básicos pasan el primer filtro.
03 / EXISTENCIA
Tres partidas listas. Una requiere decisión.
04 / VENTAS
Tu equipo abre una orden ya entendible y responde.
05 / ¿TE SUENA?
Esto ya pide un portal.
01
Tus clientes mandan OCs por correo y cada uno usa un formato distinto.
02
Ventas pregunta a almacén si hay existencia antes de contestar.
03
Alguien vuelve a capturar partidas que el cliente ya escribió.
04
Una orden puede quedarse enterrada entre correos.
05
No necesitas más correos. Necesitas un flujo. El cliente pregunta por estatus porque no sabe si alguien ya la revisó.
06 / SIN VENDER HUMO
Automatizar no significa dejar que el sistema decida todo.
Podemos automatizar comprobaciones repetibles y dejar las excepciones visibles. Crédito, condiciones comerciales, sustituciones o decisiones sensibles pueden seguir en manos de tu equipo.
Datos obligatorios
Claves de producto
Existencia consultable
Duplicados
Estatus y trazabilidad
Negociación
Excepciones comerciales
Sustituciones
Crédito y autorización
Decisiones fuera de regla
07 / PREGUNTAS RÁPIDAS
Lo que normalmente preguntan antes de hacerlo.
01¿Tiene que reemplazar mi ERP?+
No necesariamente. El portal puede trabajar como una capa para recibir solicitudes y consultar datos del sistema que ya usas, siempre que exista una forma segura de integrarlo.
02¿El cliente tiene que capturar toda su orden otra vez?+
No debería. Diseñamos el flujo según cómo llegan tus órdenes hoy: archivo, formulario estructurado, referencias o una combinación. La meta es reducir captura duplicada, no moverla de lugar.
03¿Puede validar existencia automáticamente?+
Sí, cuando tu sistema de inventario puede entregar ese dato de forma confiable. Definimos qué existencia consultar y en qué momento del proceso.
04¿Qué pasa si una partida no tiene existencia?+
Se convierte en una excepción visible. El sistema puede marcarla para que tu equipo decida si ofrece parcialidad, sustitución, fecha estimada u otra respuesta.
PIT / PORTALES + INTEGRACIONES
Tu cliente ya hizo la orden. Haz que tu sistema haga el primer trabajo.
Enséñanos cómo recibes una OC hoy, dónde consultas existencia y qué tiene que revisar tu equipo antes de contestar.
Revisar mi flujo↗