Obras PúblicasConvenio_Obra_Publica_2025.pdf
Expediente 0142 · Última versión
PIT / GOBIERNO / GESTIÓN DOCUMENTAL
¿DÓNDE ESTÁEL EXPEDIENTE?
Reunión en diez minutos. El archivo existe. Nadie sabe en qué correo, carpeta o computadora quedó. Centraliza documentos municipales y encuentra lo que necesitas sin empezar una investigación cada vez.
OPERATIVO / BÚSQUEDA
BUSCAR EN EL MUNICIPIO
⌕Convenio obra pública 2025
BUSCANDO...
ENCONTRADO
SE BUSCA / URGENTE
El documento no está perdido. Está regado.
Correo, USB, escritorio, carpeta compartida, WhatsApp, la computadora de alguien que hoy no vino. Ese no debería ser el sistema de archivo de un municipio.
UN MUNICIPIO NO DEBERÍA DEPENDER DE LA MEMORIA DE UNA PERSONA.UN MUNICIPIO NO DEBERÍA DEPENDER DE LA MEMORIA DE UNA PERSONA.
OPERATIVO / CERO CACERÍA
Un lugar. Un buscador. El documento correcto.
Cada área puede subir y consultar lo que le corresponde. La información deja de vivir dispersa y empieza a tener contexto.
SUBIR
Oficios, convenios, contratos, actas, reportes, anexos o expedientes entran a un mismo punto.
CLASIFICAR
Área, tipo, fecha, expediente y datos útiles para que buscar no dependa del nombre del archivo.
BUSCAR
Encuentra por palabra, área, fecha o expediente sin recorrer carpetas una por una.
ABRIR
Llegas a la versión que necesitas y puedes ver quién tiene acceso antes de compartirla.
REUNIÓN / 10:00
09:59. Alguien pide el documento.
La diferencia no debería ser quién conoce mejor las carpetas. Debería ser escribir, encontrar y abrir.
EL TRABAJO ES LA REUNIÓN. NO BUSCAR EL PDF.OPERATIVO09:58
01 / SOLICITUD
“Necesito el convenio y el último anexo para la reunión.”
02 / BÚSQUEDA
Convenio + obra pública + 2025.
03 / RESULTADO
Expediente localizado con documento y anexo relacionados.
04 / REUNIÓN
Se abre el archivo. No empieza la cacería.
EL CORREO NO ES TU ARCHIVO
¿Correo caído? El documento sigue ahí.
Un correo puede servir para enviar información. No debería ser la única forma de encontrarla después.
×Buscar cadenas de correo
×Preguntar quién lo recibió
×Abrir adjuntos duplicados
×Adivinar cuál es el último
✓Buscar por expediente
✓Filtrar por área o fecha
✓Abrir la versión disponible
✓Compartir desde el mismo lugar
CONTROL / SIN HACERLO PESADO
No todo mundo necesita ver todo.
El objetivo no es aventar todos los documentos a una carpeta gigante. Es ordenar el acceso para que cada área encuentre lo suyo sin perder control.
Permisos por responsabilidad
Define qué equipos pueden consultar, cargar o administrar determinada información.
Contexto del archivo
El documento puede vivir ligado a un expediente, tipo, fecha y área, no solamente a un nombre.
Menos “final_v7_ahorasi”
Reduce la confusión de copias dispersas y facilita identificar el archivo que debe consultarse.
Disponible cuando hace falta
Consulta desde un portal web autorizado sin depender de una sola PC de oficina.
¿TE SUENA?
Esto empieza a doler cuando...
01
cada dirección guarda archivos de manera diferente
02
las reuniones empiezan con alguien buscando documentos
03
el correo funciona como archivo histórico
04
hay documentos importantes en computadoras individuales
05
nadie está seguro de cuál copia es la vigente
06
NO NECESITAS MÁS CARPETAS. NECESITAS ENCONTRAR. para localizar algo necesitas preguntarle a una persona específica
PREGUNTAS / SIN DISCURSO
Lo que normalmente preguntan.
01¿Hay que reemplazar nuestros sistemas actuales?+
No necesariamente. Primero revisamos dónde viven hoy los documentos y qué sistemas ya forman parte de la operación. La solución puede integrarse con lo que ya funciona.
02¿Se pueden separar documentos por área?+
Sí. El portal puede organizar permisos y vistas por responsabilidad para evitar que toda la información quede expuesta a todo el personal.
03¿Sirve solamente para PDFs?+
No. El alcance puede contemplar distintos tipos de archivos y metadatos según lo que el municipio necesite consultar y controlar.
04¿Se puede buscar sin conocer el nombre exacto del archivo?+
Ese es precisamente uno de los objetivos: poder localizar por datos útiles como área, tipo, fecha, expediente o palabras relacionadas.
05¿Puede conectarse con otros sistemas?+
Sí, cuando exista una API, base de datos o mecanismo seguro de integración que tenga sentido para el flujo municipal.
PIT / GOBIERNO
QUE LA PRÓXIMA REUNIÓN EMPIECE CON EL DOCUMENTO ABIERTO.
Cuéntanos cómo guardan hoy sus archivos y qué es lo que más trabajo cuesta encontrar. Revisamos el flujo antes de proponer tecnología.
Revisar nuestro archivo↗